Migración de Datos: Cómo Cambiar de Sistema Sin Morir en el Intento

“Perdimos tres años de historiales de clientes.” Esa frase nos la dijo un empresario que había cambiado de sistema seis meses antes. La migración “había salido bien”, pero cuando quisieron consultar datos históricos, no estaban.

La migración de datos es el momento más crítico de cualquier cambio de sistema. Es cuando podés perder años de información, o donde todo puede salir perfecto si se hace bien.

El Caso Que Nos Marcó

Una empresa de transportes de Godoy Cruz tenía 15 años de datos en un sistema viejo. Clientes, proveedores, historial de viajes, facturación, todo. El sistema nuevo prometía “migración automática” de todos los datos.

La migración “exitosa” duró 4 horas. Todos los números cuadraban. Cantidad de clientes: ✓. Facturas: ✓. Productos: ✓. Todo parecía perfecto.

Hasta que a los dos meses quisieron hacer un reporte de cuáles eran los clientes más rentables del último año. Los datos estaban, pero las relaciones entre clientes, servicios y rentabilidad se habían perdido. Era como tener todas las piezas de un rompecabezas mezcladas en una caja.

Reconstruir esa información les llevó tres meses de trabajo manual. Y algunos datos nunca los pudieron recuperar.

Los Tres Tipos de Datos (Y Por Qué Importa la Diferencia)

Datos Maestros: Clientes, proveedores, productos, usuarios. Son la base de todo.

Datos Transaccionales: Facturas, pedidos, pagos, movimientos de stock. Son el día a día.

Datos Históricos: Reportes, estadísticas, historial de cambios. Son la memoria del sistema.

La mayoría de las migraciones se enfocan solo en los datos maestros y transaccionales. Los históricos se consideran “menos importantes”. Error grave.

Los datos históricos son los que te permiten entender tendencias, identificar problemas recurrentes, y tomar decisiones basadas en experiencia real. Sin ellos, arrancás de cero aunque hayas trabajado 10 años.

La Metodología Que Funciona (Y Que Aprendimos a los Golpes)

Fase 1: Auditoría Completa

Antes de tocar nada, tenés que saber exactamente qué datos tenés. Esto incluye:

• Dónde están guardados (no siempre es obvio)
• En qué formato están
• Cuáles son críticos y cuáles “sería lindo tener”
• Qué datos están duplicados o son basura

Una ferretería de Las Heras descubrió que tenía el mismo producto cargado 4 veces con códigos diferentes. Si no hubiéramos limpiado eso antes de migrar, habría tenido un quilombo terrible en el sistema nuevo.

Fase 2: Backup de Todo (En Serio, Todo)

No solo backup del sistema. Backup de:

• Base de datos completa
• Archivos de configuración
• Reportes personalizados
• Documentación (aunque esté desactualizada)
• Screenshots de las pantallas principales

Y ese backup tiene que estar en un lugar seguro, no en la misma computadora donde está el sistema actual.

Fase 3: Migración de Prueba

Hacé la migración primero en un ambiente de prueba. No directamente en producción. Esta migración de prueba te va a mostrar todos los problemas que vas a tener.

Fase 4: Validación Exhaustiva

No alcanza con que los números cuadren. Tenés que probar:

• Que los reportes que usás regularmente funcionen
• Que las consultas históricas devuelvan datos correctos
• Que las relaciones entre datos estén bien
• Que los usuarios puedan hacer su trabajo normal

Fase 5: Migración Final

Solo cuando la migración de prueba esté 100% validada, hacés la migración final. Y siempre en un momento donde puedas permitirte que algo salga mal (fin de semana largo, época baja, etc.).

Errores Que Vimos Mil Veces

“Los datos se migran solos”

No existe tal cosa. Siempre hay que revisar, limpiar y validar. Los sistemas diferentes organizan la información de manera diferente.

“Vamos a migrar todo de una”

Es tentador, pero riesgoso. Es mejor migrar por etapas: primero datos maestros, después transaccionales, por último históricos.

“Si algo sale mal, volvemos para atrás”

Volver atrás después de una migración fallida es más complicado de lo que pensás. Especialmente si ya empezaste a cargar datos nuevos en el sistema.

No capacitar al equipo antes de la migración

Tu gente tiene que saber usar el sistema nuevo ANTES de que migres los datos. Si no, van a estar aprendiendo a manejar el sistema con datos reales en vivo. Receta para el desastre.

El Plan B (Que Tenés Que Tener Sí o Sí)

Siempre tenés que tener un plan para volver al sistema anterior si algo sale muy mal. Esto incluye:

• Mantener el sistema viejo funcionando durante al menos dos semanas
• Tener todos los backups actualizados
• Un procedimiento claro para “dar marcha atrás”
• Comunicación clara al equipo sobre qué hacer si algo no anda

Tiempos Reales (No Los Que Te Prometen)

Una migración bien hecha lleva tiempo. Mucho más del que te van a decir inicialmente.

Para una empresa de 20-50 empleados:

• Auditoría y planificación: 1-2 semanas
• Preparación y limpieza de datos: 1-2 semanas
• Migración de prueba y ajustes: 2-3 semanas
• Migración final y validación: 1 semana

Total: 2-3 meses desde que empezás hasta que tenés todo funcionando bien.

¿Te parece mucho? Es lo que lleva hacerlo bien. Las migraciones “rápidas” son las que después te traen problemas.

Cuándo Llamar a un Profesional

Algunas migraciones las podés manejar vos. Otras necesitan ayuda profesional:

Podés manejarlo vos si:

• Tenés menos de 5 usuarios
• Los datos son simples (clientes, productos básicos, facturas)
• No tenés integraciones con otros sistemas
• Podés permitirte parar la operación por un día completo

Necesitás ayuda profesional si:

• Tenés más de 10 años de datos históricos
• Manejás múltiples sucursales o depósitos
• Tenés integraciones complejas (AFIP, bancos, proveedores)
• No podés parar la operación ni por medio día

La Migración Perfecta No Existe

Siempre va a haber algo que no salga exactamente como esperabas. Algún reporte que funciona un poco diferente, algún dato que hay que ajustar manualmente, algún proceso que hay que adaptar.

La clave es planificar para que esos inconvenientes sean menores, no críticos. Y tener la expectativa realista de que vas a necesitar unas semanas para que todo funcione al 100%.

En Resumen

Una buena migración de datos puede ser la diferencia entre un cambio de sistema exitoso y un desastre que te complique durante años.

Tomate el tiempo necesario para planificar. No te apures. Y si algo parece demasiado complicado, mejor pedir ayuda antes que arriesgarse a perder información crítica.

Porque los datos perdidos no se recuperan. Y reconstruir años de información es mucho más caro que hacer las cosas bien desde el principio.

¿Estás planeando cambiar de sistema? Conversemos sobre cómo hacer la migración de forma segura.