Cómo Elegir el Sistema de Gestión Correcto para tu PyME
Cada tanto nos llaman empresarios que están hartos de su sistema actual. “Compramos un software el año pasado y es un desastre”, “necesitamos algo que funcione de verdad”, “estamos peor que cuando hacíamos todo en Excel”.
La historia se repite: invirtieron tiempo y plata en algo que no resolvió sus problemas reales. Y ahora tienen que empezar de nuevo, pero con más desconfianza y menos presupuesto.
El Error Más Común: Enamorarse de las Funciones
La mayoría arranca mal desde el primer momento. Van a una demo, ven 47 funciones increíbles, y se convencen de que necesitan todo eso. “Mira, hace inventario perpetuo”, “tiene módulo de RRHH”, “se integra con no sé cuántas cosas”.
El problema es que no necesitás todas esas funciones. Necesitás que las funciones que realmente usás funcionen bien.
Una distribuidora de Luján de Cuyo nos contó que compraron un ERP “completo” que tenía módulo de manufactura, control de calidad, trazabilidad por lotes, y mil cosas más. Sonaba espectacular. Pero resulta que ellos solo distribuyen productos, no fabrican nada.
Al final, las funciones que realmente necesitaban —facturación, control de stock, gestión de clientes— andaban mal. Pero habían pagado por un montón de módulos que jamás iban a usar.
Las Preguntas Que Deberías Hacer ANTES de ver cualquier demo
1. ¿Qué problemas específicos estás tratando de resolver?
No “quiero modernizarme” o “necesito algo mejor”. ¿Qué te está complicando HOY? ¿Perdés tiempo buscando información? ¿Tenés problemas con el stock? ¿La facturación es un quilombo?
Hacé una lista concreta. Si no podés identificar problemas específicos, probablemente no necesites cambiar nada.
2. ¿Cómo trabajan realmente las personas que van a usar el sistema?
El gerente puede estar convencido de que necesitan 15 reportes diferentes, pero la persona que atiende clientes tal vez solo necesite saber si hay stock y cuánto vale el producto.
Hablá con toda la gente que va a usar el sistema. Sus respuestas te van a sorprender.
3. ¿Qué pasa si internet se corta?
En Argentina esto no es teoría, es realidad. Si tu sistema depende 100% de internet y vivís en una zona donde se corta seguido, vas a tener problemas.
4. ¿Quién te va a ayudar cuando algo no ande?
“Soporte 24/7” suena lindo, pero ¿realmente te van a atender a las 8 de la noche un sábado cuando tenés un problema urgente? ¿Entienden cómo funciona tu negocio?
Red Flags Que Tenés Que Detectar
El vendedor insiste en mostrarte TODO lo que hace el sistema
Los buenos sistemas son poderosos, pero no necesitás ver cada función en la primera reunión. Si el vendedor no puede explicarte claramente cómo resuelve tus problemas específicos en menos de una hora, es mala señal.
Prometen que “se configura solo” o “es muy fácil”
Los buenos sistemas necesitan configuración. Si algo es realmente potente, no puede ser súper simple al mismo tiempo. Desconfiá de las promesas de simplicidad extrema.
No pueden darte referencias de clientes similares
Si nunca trabajaron con una empresa como la tuya, vas a ser su conejillo de indias. Esto no siempre es malo, pero tenés que saberlo.
El precio está “promocionado solo por este mes”
El software empresarial serio no se vende con ofertas de supermercado. Es una inversión importante que necesita tiempo de evaluación.
La Metodología Que Recomendamos
Paso 1: Relevamiento interno Antes de hablar con cualquier proveedor, entendé qué necesitás realmente. Hablá con tu gente, mapea tus procesos, identifica los puntos de dolor reales.
Paso 2: Buscar empresas similares Hablá con otros empresarios de tu rubro. ¿Qué usan? ¿Cómo les funciona? ¿Qué problemas tuvieron?
Paso 3: Evaluar solo 2-3 opciones Más opciones no es mejor. Es más confuso. Elegí 2-3 alternativas que realmente encajen con tu perfil.
Paso 4: Probá con datos reales Pedí una demo con TUS datos, no con los ejemplos genéricos del proveedor. Así vas a ver cómo funciona realmente.
Paso 5: Hablá con las referencias No te conformes con que “tenemos muchos clientes contentos”. Pedí hablar con 2-3 empresas que usen el sistema hace al menos un año.
El Tema Presupuesto
Acá es donde muchos se mandan cagadas. O buscan lo más barato posible, o se van al otro extremo y piensan que lo más caro es lo mejor.
La realidad es que un sistema que no funciona es carísimo, sin importar lo poco que hayas pagado. Y un sistema que funciona bien se paga solo con la eficiencia que te da.
Pero también es cierto que no necesitás gastar más de lo que tu empresa puede permitirse. Una distribuidora de 10 empleados no necesita el mismo sistema que una empresa de 200 personas.
Pensá en costo por usuario por mes. Si dividís el costo total por la cantidad de usuarios y por 36 meses (la vida útil mínima que deberías esperar), te da una idea más realista de la inversión.
Implementación: Donde Se Define el Éxito
El mejor sistema del mundo puede ser un desastre si la implementación está mal hecha. Y acá hay algo que aprendimos después de 30 años: la implementación exitosa depende más de vos que del proveedor.
Asegurate de que:
- Tengas tiempo para dedicarle al proyecto
- Tu equipo entienda que van a tener que adaptarse a cosas nuevas
- Hayas planificado la migración de datos con cuidado
- Tengas un plan B por si algo sale mal los primeros días
En Resumen
Un buen sistema de gestión puede transformar tu empresa. Pero también puede complicarte la vida durante años si lo elegís mal.
Tomate el tiempo necesario para entender qué necesitás realmente. No te dejes llevar por las funciones que suenan espectaculares pero que nunca vas a usar. Y recordá que la relación con el proveedor es tan importante como el software en sí.
¿Estás evaluando opciones para tu empresa? Conversemos sobre qué necesitás realmente y cómo puede ayudarte.