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Clientes
Razón social, CUIT, condición frente a ARCA, domicilio de entrega, condición de pago, vendedor asignado, límite de crédito. Sin la condición fiscal bien migrada, el primer comprobante que emitís en el sistema nuevo sale mal.
Migración de datos: pasás de sistema sin perder lo que ya tenías
"Migramos a un sistema nuevo y perdimos los datos de proveedores." Esa frase, con distintas variantes, la escuchamos hace 30 años. A veces son los proveedores, a veces las cuentas corrientes de los clientes, a veces el histórico de compras de los últimos ocho años que la empresa necesitaba justo para discutir una lista de precios.
El problema casi nunca es el sistema nuevo. Es la migración: se hizo apurada, se validó contando registros en vez de mirando datos, y nadie dejó un camino de vuelta.
En KeySistemas migramos datos a sistemas de gestión desde 1995. Lo hacemos por etapas, con un ambiente de prueba antes de tocar producción, y con plan de vuelta atrás escrito de antemano.
Qué migramos
No todo lo que está en tu sistema viejo vale lo mismo, y no todo se migra igual. Estas son las cinco cosas que en una PyME argentina siempre hay que traer:
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Artículos
Códigos, descripciones, unidades, alícuota de IVA, códigos de barras, equivalencias, rubros. Es el momento en que aparecen los duplicados: el mismo producto cargado tres veces con tres códigos distintos porque lo dieron de alta tres personas diferentes. Se limpia antes de migrar, no después.
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Cuentas corrientes
Saldos de clientes y de proveedores, con la composición del saldo: qué comprobantes lo forman, cuáles están parcialmente cancelados, qué cheques hay en cartera. Migrar sólo el saldo final es lo que después te deja discutiendo con un cliente sin poder mostrarle de dónde sale el número.
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Proveedores
Los mismos datos que clientes, más las condiciones de compra, las listas de costos y las órdenes abiertas. Es lo que más veces vimos quedar afuera, porque "los proveedores son pocos y los cargamos a mano". Después resulta que eran 340 y que nadie se acordaba de las condiciones pactadas.
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Históricos
Ventas, compras, movimientos de stock, cobranzas y pagos de los años anteriores. Es lo primero que las migraciones baratas descartan, y es lo que te permite comparar una temporada contra la anterior. Si arrancás el sistema nuevo con el histórico en cero, perdiste tu propia memoria.
Cómo lo hacemos: cinco etapas,
ninguna opcional
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Auditoría de lo que tenés
Antes de tocar nada, relevamos dónde están los datos, en qué formato, cuáles son críticos y cuáles son basura acumulada. Salen a la luz los duplicados, los clientes dados de alta dos veces y las tablas que nadie usa hace años. Duración típica: 1 a 2 semanas.
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Backup completo y verificado
Base de datos, archivos de configuración, reportes personalizados, documentación. Guardado fuera de la máquina donde corre el sistema actual, y probado: un backup que nunca se restauró no es un backup.
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Migración de prueba
La primera migración va a un ambiente de prueba, nunca a producción. Ahí aparecen los problemas reales: campos que no tienen equivalente, fechas en formatos distintos, saldos que no cierran por centavos.
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Validación con tu gente, no con un conteo
Que la cantidad de registros coincida no prueba nada. Validamos que los reportes que usás todos los días den lo mismo que en el sistema viejo, que las cuentas corrientes cierren comprobante por comprobante, y que tu equipo pueda hacer su trabajo normal en el sistema nuevo.
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Migración final en ventana controlada
Recién cuando la prueba está validada al 100% hacemos la migración definitiva, y siempre en un momento donde un imprevisto no te frene la operación: un fin de semana largo, una época baja, un cierre de mes ya pasado.
Tiempo total realista para una empresa de 20 a 50 empleados: 2 a 3 meses desde el arranque hasta que todo funciona fino. Las migraciones de una semana son las que después dan problemas dos años.
El plan B: cómo volvés atrás
si algo sale mal
Ninguna migración se aprueba sin un camino de vuelta escrito. El nuestro tiene cuatro puntos:
Volver atrás después de una migración fallida es más difícil de lo que parece, sobre todo si ya se cargaron datos nuevos. Por eso el plan B se define antes, no cuando hace falta.
El sistema viejo queda funcionando y accesible al menos dos semanas después del corte, en modo consulta.
Los backups quedan versionados y con una restauración ya probada, no solamente guardada.
Hay un procedimiento de marcha atrás escrito: quién lo ejecuta, en qué orden, y hasta qué momento del día se puede volver sin perder carga nueva.
Tu equipo sabe de antemano a quién avisar y qué hacer si algo no anda, en vez de improvisar el lunes a la mañana.
Preguntas frecuentes
¿Se puede migrar desde cualquier sistema?
En general sí. Trabajamos con exportaciones de sistemas de gestión comerciales, desarrollos a medida viejos, bases Access, planillas de Excel y, en el peor de los casos, lectura directa de la base de datos. Lo que define la dificultad no es la marca del sistema, es qué tan ordenado está adentro.
¿Cuánto tiempo tengo que parar la operación?
El corte real suele ser de un día, y muchas veces menos. Todo el trabajo pesado pasa antes, en el ambiente de prueba. La migración final es la última corrida, ya ensayada.
¿Migran también si el sistema nuevo no es de ustedes?
Sí. La mayoría de las migraciones que hacemos son hacia KeyGestión, pero el servicio de migración se contrata aparte y no obliga a nada.
¿Qué pasa si el sistema viejo no tiene forma de exportar?
Se resuelve igual, leyendo la base directamente. Es más trabajo de relevamiento, no es un impedimento.
¿Y si me faltan datos, o están mal cargados?
Aparece en la auditoría de la etapa 1 y se decide qué hacer antes de migrar: limpiar, unificar o dejar afuera. Migrar el desorden tal cual es la forma más rápida de estrenar un sistema nuevo con los problemas del viejo.
¿Estás por cambiar de sistema?
Contanos qué tenés hoy y qué querés conservar. Miramos tu caso concreto y te decimos qué se puede migrar, en cuánto tiempo y con qué riesgos, antes de que te comprometas con nada.
Hablemos de tu migraciónAtención directa desde San Martín, Mendoza. Sin call centers ni tickets.